Każdy, kto posiada własną firmę, zarówno dużą jak i tych całkiem małą zdaje sobie sprawę jak ważne jest przechowywanie i archiwizacja dokumentów. Jest to ważne przede wszystkim ze względów prawnych i finansowych. Często firmy próbują poradzić sobie same z tym problemem, jednak na dłuższą metę archiwizacja to wcale nie jest taka łatwa sprawa. Przede wszystkim dokumenty zajmują dużo miejsca, istotny jest również ład i porządek, dzięki czemu znalezienie odpowiednich dokumentów jest proste i nie pochłania dużo czasu. Elektroniczny dokument to dobry sposób na pozbycie się kłopotu związanego z przechowywaniem dużej ilości dokumentów. Elektroniczny dokument musi oczywiście spełniać pewne wymagania, nie są one jednak aż tak skomplikowane. W archiwizacji dokumentów z pewnościa pomocne są różnego rodzaju programy i systemy. Są one ogólnodostępne na rynku i są dużą pomocą, ułatwiającą zarządzanie dokumentami. Są dostępne w różnych wersjach, także ceny są zróżnicowane, z pewnością każda firma, bez względu na wielkość i ilość osiąganych dochodów może sobie pozwolić na zakup takiego, ułatwiającego obieg dokumentów systemu. Tego typu programy, które ułatwiają obieg dokumentów w firmie cechują się wysoką innowacyjnością i w niezwykle skuteczny sposób optymalizują procesy biznesowe. Poza tym zarządzanie dokumentami daje możliwość pełnej kontroli nad dokumentami w calej firmie, bez konieczności przeglądania ogromnej sterty papierów. Dostępne na rynku oprogramowanie wspomaga także workflow, dzięki czemu w znaczący sposób przyczynia się do ułatwienia pracy grupowej. Pozwala pokazać w jakim stadium znajduje się dany dokument oraz jakie osoby wprowadzały do niego zmiany lub modyfikację. Pozwala to na uniknięcie błędów i ewentualnie na ich szybkie poprawienie. Dzięki workflow możliwa jest również sytuacja, w której nie tylko osoba, która stworzyła dany dokument, ale również inni mają wgląd do jego treści. Zintegrowane systemy Enterprise content managment stanowią połączenie technologicznej i funkcjonalnej strony takich rozwiązań jak: system zarządzania procesami, system wymiany danych, system integracji aplikacji oraz właśnie wspomniany już wyżej system obiegu dokumentów. Ecm może zawierać różnorodne moduły, dopasowane do potrzeb i oczekiwań danej firmy. Niewątpliwą zaletą systemów ecmjest funkcjonalność, łatwość obsługi, opierająca się na intuicyjnej obsłudze oprogramowania oraz szybkość, z jaką można uzyskać potrzebne informacje. Wszystkie te cechy decydują o niezwykłej przydatności systemów Enterprise content managment do zarządzania każą firmą.